Sistem Kurma

Bütçe mi! Yazılı Olmasına Gerek Var mı?

Genel olarak bütçeyi tarif edersek; sayısal ve parasal olarak, işletmenin stratejik amaçlarına ulaşmak için belli bir zaman dilimini kapsayacak şekilde yazılı olarak hazırlanan planlardır” diyebiliriz.

Bütçe hazırlamak aslında bazı kurum ve kuruluşlar için zorunluluk olsa da bazı kurum ve kuruluşlar için gerekli bile görülmemektedir.  Aslında bunun sebebi plan yapmayı ve yaptığımız planı yazmayı pek sevmeyen bir toplum olmamıza bağlayabiliriz.

Neden yazılı olarak yapamıyoruz dersek; öncelikle ya yetkin kişiler yoktur ya da firma sahibi karını veya zararını personelinin görmesinden rahatsız olabilir. Bu yüzden genellikle bu tip şirketlerde, tüm modüllerinin tam olarak kullanılmadığı muhasebe programları ve bolca hazırlanmış excel formları ile alış ve satış faturalarının takip edilmesi ve yıl içinde dönen cirosu ile firmanın kar ya da zararı görülmeye çalışır. Ancak bilgilere zamanında ve net olarak ulaşmak  biraz zordur. İşler olup bittikten sonra kar ya da zarara bakıldığı için geriye dönük önlem almak için de artık geç kalınmıştır. Fakat bu bir problem değildir. Zaten amaç yıl sonundaki durumu görmektir. Bundan sonrası içinde değişen bir şey olmayacağından aynı şekilde çalışmaya devam edilir.

Firma sahibi genelde bütçe hazırlıklarını gereksiz bir çalışma veya zaman kaybı olarak görür. Çünkü işler hep yoğundur, uzun vadeli düşünecek vakit yoktur ve  o an kurtarılmalıdır.

Nedendir bilinmez!

Bu yüzden de tahmini/planlanan bütçeleri olmadığı için başarı ya da başarısızlıkları o yıl için gerçekleşen kar ya da zarardır.  Ya da ciro bazında bir önceki yıldan daha yüksek bir gelir elde edildiyse başarılı olup, değilse nedeni; ekonomik belirsizliklere, siyasal nedenlere veya ülke sorunlarına bağlanır.

Rotaları olmadığı için olumlu ya da olumsuz ne kadar rotadan çıktıkları da bilinmez.

Her yıl,

  • Müşteri memnuniyet ya da memnuniyetsizliği,
  • Kalite veya kalitesizlikleri,
  • İade oranları ve nedenleri,
  • Satış maliyeti ile gerçekleşen maliyet,
  • Planlanan- gerçekleşen kar karşılaştırmaları

gibi bunlara benzer performans göstergeleri olmadan ve yöneticilerle bir masa etrafında zaman kaybı olarak görülen değerlendirme toplantıları yapılmadan bir sonraki yıla yelken açar ve rüzgar onları nereye götürürse oraya giderler.

Genellikle üst yönetimin hedefleri, ciro bazında büyüme veya küçülmedir. Bu büyüme ve küçülme;

  • Hangi sektörlerde,
  • Hangi müşterilerle,
  • Hangi ürünlerle
  • ve hangi karlılık ile olması gerektiği planlanamamıştır.

Çünkü çalışanının müşterisinden, maliyetinden, giderinden, geliri ve karından haberi olsun her şeyi görsün bilsin istemez. Bu yüzden önceden gelir ve giderini tahmin etmeye de gerek görmez.

Şeffaf olunmadığından yıl sonunda her bölüm, sonucu kendi açısından değerlendirir.

  • Satış kendi penceresinden baktığında elinden gelenin en iyisini, hatta fazlasını yapmış,
  • Planlama gelen siparişlere doğru termin vermiş ama satış bölümü müşteri memnuniyeti sağlamak adına hep acil acil diyerek planı bozmuş,
  • Üretim, hizmet ya da operasyon bölümleri gelen siparişleri, talepleri karşılamış,
  • Teknik ekip, tüm ekipmanların bakımlarını zamanında yapmış, üretim ya da hizmeti hiç aksatmamış,
  • Muhasebe tüm faturalarını zamanında girmiş, nakit akışını dengelemiş,
  • Satınalma en uygun fiyatlı malzemeler almış,
  • İnsan Kaynakları en doğru personeli seçmiş,

Olmasına rağmen;

  • Yönetim hala istenilen ciro ve karlılığa ulaşamamıştır.

Hatta karlılığının doğru olup olmadığını da hep merak etmiş ama görmek bir türlü başarılamamıştır.

Öyle ya da böyle yıl bitmiş, bir sonraki yıl da başlamış, şirket hayatına devam etmiştir.

Danışmanlık yaptığım firmalarda, üst yönetim ile yaptığımız görüşmelerde; “Neden bütçe hazırlamıyorsunuz ya da hazırlayamıyorsunuz?” sorusunun cevabı  “Aslında bütçe hazırlamayı hep istiyoruz ama ekonomik ve siyasal belirsizlikler bizi zorluyor.” Diye söyleseler de bence  gerçek mazeretlerinin;

  • Ya stratejim yanlış ise,
  • Ya planladığım tutmazsa,
  • Ya yanlış hedef belirlediysem,

diyerek, yazılı olan bu belge karşısında mahcup olmak istememeleridir.

Oysa, stratejilerinizi belirleyip, hedeflerinizi oluşturup bütçenizi hazırlayarak rüzgarın götürdüğü yere değil, kendi istediğiniz istikamete gitmeye karar verdiğiniz ve yazılı hale getirdiğiniz an, yolun yarısını geçmiş olacaksınız. Böylece baştan beri neden bu çalışmayı yapmamak için mazeret ürettiğinize de anlam veremeyeceksiniz.

Bu sayede suçlu aramayacak yaşanan olumlu sonuçlar için kendinizi takdir edecek, olumsuz sonuçlar için de yaptığınız hataların nedenlerini, kendinizde arayarak bir daha yapmamak üzere yeni stratejiler ve hedefler belirleyerek nesiller boyu ayakta kalmanın hazzını yaşayacaksınız.

Aslında bütçe hazırlamayarak çalışanlarınızdan sakladığınız her bilginin şirketinizin geleceğinde açılan kara bir delik olduğunu yaşayarak ve kaybederek anlamamanız için; yazılı hale getireceğiniz ve aylık olarak kontrollerini yapacağınız bu çalışmanın sonucunda çalışanlarınızın, yere düşen bir vidanın, bozulan malzemenin, kırılan parçanın, tekrar tekrar üretilen ürünün, firması için ne kadar önemli olduğunun farkına vardığını göreceksiniz.

Yoksa, karını ya da zararını bilmeyen bir çalışan gözünde, firması büyüktür ve hiçbir zaman ona bir şey olmaz. Sizde ne kaybettiğinizi göremez, sadece muhasebe verilerinden ne kazandığınızı görürsünüz o kadar?

Ne kaybettiğiniz! Bilmiyorsunuz ki merak edesiniz.

Büyük bir ihtimalle de karlılığınız yüksekse sizde çok önemsemezsiniz. Zaten asgari şartlarda çalışan personelinizi bir de bu kayıpları tutmaları için kâğıdamı boğayım dersiniz.

Zaten onlarda bunu ister.

Ta ki kriz kapıyı çalınca, cirolar ve karlılıklar düşünce ya da zaralar başlayınca, ya bir danışman ya da yetkin bir yönetici arayışına girip bu durumdan kurtulmanın yolu aranmaya başlandığında bu sefer de geç kalmış olmanın stresi ile panikleyeceğinize, “Bu değirmenin suyu hiç bitmesin” diyerek, öncelikle bütçe çalışmasına inanmalı, böyle bir çalışmayı başlatmalı ve yazılı hale getirip tüm çalışanlarınızla paylaşmalısınız…

İhtiyaç duyulduğunda Sistem Kurma danışmanları olarak firmalarımıza destek vermeye devam ediyoruz.

 

 

 

 

Share Button

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *